Jak uzyskać licencję transportową i otworzyć firmę przewozową? Wymagania i procedury

Zastanawiasz się, jak uzyskać licencję transportową i spełnić wymagania krok po kroku? Podstawą legalnej działalności jest licencja transportowa, wykazanie odpowiedniego zabezpieczenia finansowego oraz posiadanie Certyfikatu Kompetencji Zawodowych. Sprawdź, jakie warunki musisz spełnić, aby zgodnie z prawem rozpocząć świadczenie usług transportowych.

Certyfikat Kompetencji Zawodowych – kto w firmie musi go posiadać?

Podstawowym warunkiem dostępu do zawodu przewoźnika drogowego jest wyznaczenie osoby zarządzającej transportem. Taka osoba musi posiadać Certyfikat Kompetencji Zawodowych (CKZ) przewoźnika drogowego. Dokument ten potwierdza posiadanie wiedzy i kwalifikacji niezbędnych do kierowania operacjami transportowymi zgodnie z przepisami krajowymi i unijnymi.

Egzamin na certyfikat obejmuje szeroki zakres zagadnień, w tym prawo cywilne, handlowe, socjalne, podatkowe oraz przepisy dotyczące czasu pracy kierowców. Rola osoby zarządzającej transportem nie ogranicza się wyłącznie do formalnego nadzoru. Do jej rzeczywistych obowiązków należy między innymi:

• zarządzanie flotą pojazdów oraz nadzór nad ich stanem technicznym,
• kontrola przestrzegania przepisów dotyczących czasu pracy kierowców i tachografów,
• weryfikacja dokumentacji przewozowej, w tym listów przewozowych CMR,
• organizowanie i nadzorowanie operacji transportowych przedsiębiorstwa.

Funkcja ta wiąże się z dużą odpowiedzialnością. W przypadku najpoważniejszych naruszeń przepisów osoba zarządzająca transportem może utracić dobrą reputację, co może skutkować utratą możliwości wykonywania tej funkcji. Szczegółowe wymogi dotyczące dobrej reputacji określa polska ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. 2001 nr 125 poz. 1371 ze zm.) oraz rozporządzenie (WE) nr 1071/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady.

Jak uzyskać licencję transportową i wykazać zabezpieczenie finansowe?

Posiadanie wykwalifikowanej kadry to dopiero pierwszy krok. Kolejnym etapem jest uzyskanie odpowiednich zezwoleń. W przypadku wykonywania transportu krajowego przedsiębiorca musi uzyskać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (dokument ten wydaje właściwe Starostwo Powiatowe). Natomiast przedsiębiorcy planujący wykonywanie przewozów międzynarodowych muszą dodatkowo uzyskać licencję wspólnotową, wydawaną przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD).

Jednym z warunków uzyskania zezwolenia jest wykazanie odpowiedniej zdolności finansowej przedsiębiorstwa. Ma ona na celu zapewnienie stabilności działalności i ochronę kontrahentów. Wymagane kwoty wynoszą:

• 9 000 EUR na pierwszy pojazd silnikowy,
• 5 000 EUR na każdy kolejny pojazd o DMC powyżej 3,5 tony.

W przypadku przedsiębiorców wykonujących przewozy wyłącznie pojazdami o DMC od 2,5 do 3,5 tony (tzw. licencja transportowa na busy), wymagane zabezpieczenie finansowe wynosi:

• 1 800 EUR na pierwszy pojazd,
• 900 EUR na każdy kolejny pojazd.

Ważne zmiany dla busów od 1 lipca 2026 r. (Tachografy)

Uzyskanie licencji wspólnotowej i wykazanie zabezpieczenia finansowego to nie wszystko. Zgodnie z przepisami Pakietu Mobilności, od 1 lipca 2026 r. każdy przedsiębiorca wykonujący zarobkowy transport międzynarodowy pojazdami o DMC od 2,5 do 3,5 tony musi wyposażyć flotę w inteligentne tachografy II generacji (G2V2).

Oznacza to, że kierowca busa w ruchu międzynarodowym musi posiadać indywidualną kartę kierowcy do tachografu, a przedsiębiorca ma obowiązek rozliczać i archiwizować jego czas pracy oraz odpoczynku – dokładnie na takich samych zasadach, jakie obowiązują kierowców ciężarówek. Za brak tachografu lub naruszenia czasu pracy grożą wysokie kary administracyjne nakładane przez ITD.

Przedsiębiorca może wykazać zdolność finansową na kilka sposobów. Najczęściej stosuje się gwarancję bankową, gwarancję ubezpieczeniową, polisę odpowiedzialności zawodowej spełniającą wymogi art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009 lub odpowiednie sprawozdania finansowe.

Baza eksploatacyjna – obowiązkowy element działalności transportowej

Przedsiębiorca ubiegający się o zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego musi również dysponować bazą eksploatacyjną. Powinna ona umożliwiać prowadzenie działalności transportowej, przechowywanie dokumentacji związanej z transportem oraz zapewniać możliwość wykonywania czynności związanych z obsługą pojazdów. Baza może stanowić własność przedsiębiorcy lub być wykorzystywana na podstawie odpowiedniego tytułu prawnego.

Jak uzyskać wypis z licencji transportowej dla nowego pojazdu?

Rozwój firmy transportowej często wiąże się z zakupem nowych pojazdów. Sam zakup nie uprawnia jednak do wykonywania przewozów. Każdy nowy pojazd wykorzystywany w działalności transportowej wymaga uzyskania odpowiedniego wypisu z posiadanej licencji transportowej.

Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania pojazdem, np. umowę leasingu lub dokument własności. Konieczne może być również wykazanie posiadania odpowiedniej zdolności finansowej w odniesieniu do nowo zgłaszanego pojazdu. Wykonywanie przewozów pojazdem nieobjętym licencją może skutkować nałożeniem wysokich kar administracyjnych od ITD oraz negatywnie wpływać na ocenę dobrej reputacji przedsiębiorcy.

Więcej informacji o karach od ITD i sposobach odwołania przeczytasz TUTAJ

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

1. Czy właściciel firmy musi osobiście posiadać Certyfikat Kompetencji Zawodowych?

Nie. Przedsiębiorca może zatrudnić osobę posiadającą Certyfikat Kompetencji Zawodowych albo zawrzeć umowę z zewnętrznym zarządzającym transportem. Należy jednak stanowczo podkreślić, że tzw. “użyczenie certyfikatu” w postaci odsprzedania samego “papieru” jest nielegalne. Wynajęta osoba musi, na podstawie realnej umowy (np. zlecenia, B2B lub umowy o pracę), rzeczywiście i w sposób ciągły zarządzać operacjami transportowymi przedsiębiorstwa.

2. Jakie dokumenty najlepiej potwierdzają zabezpieczenie finansowe firmy transportowej?

Popularnym rozwiązaniem jest gwarancja bankowa, gwarancja ubezpieczeniowa lub polisa odpowiedzialności zawodowej spełniająca wymogi określone w art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009. W określonych przypadkach możliwe jest również wykazanie zdolności finansowej na podstawie sprawozdań finansowych przedsiębiorstwa.

3. Jak długo czeka się na wydanie licencji wspólnotowej oraz wypisów?

Zgodnie z zasadami postępowania administracyjnego organ (GITD lub Starostwo Powiatowe) powinien załatwić sprawę bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony do dwóch miesięcy.

4. Co grozi za wykonywanie transportu pojazdem bez ważnego wypisu z licencji?

Wykonywanie przewozu pojazdem nieobjętym odpowiednim wypisem może skutkować nałożeniem kar administracyjnych oraz negatywnie wpływać na ocenę dobrej reputacji przedsiębiorcy. W przypadku poważnych lub powtarzających się naruszeń może to prowadzić do wszczęcia postępowań administracyjnych wobec przewoźnika, a w konsekwencji nawet do cofnięcia licencji.

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnych sprawach zalecamy konsultację z prawnikiem lub doradcą transportowym.